استفاده از فهرست مسائل جهت تسریع روند مذاکرات پیچیده

چندین سال قبل، در قالب یک تیم قراردادی، به طور نهایی مذاکرات پیچیده ی یک قرارداد را که چند ماهی طول کشید، به پایان رساندیم. بخش های مختلفی از شرکت کارفرمای ما و طرف مقابل زمانبندی هایی را برای اعمال تغییرات در قرارداد داشتند. هدف همه یک چیز بود: «انعقاد قرارداد»، اما آنچه که با یک پیش نویس ساده آغاز شده بود، به سرعت به رنگین کمانی از تغییرات و خطوط قرمز رنگ ناشی از تغییرات ثبت شده با «ترَک چِنج»ها تبدیل شده بود و مشخص نبود که طرفین در کجا توافق کرده اند و کجا هنوز اختلاف داشتیم.

سرانجام یک شب گفتم دیگر کافی است. یک لیست از موضوعات تهیه کردم، که نشان بدهد در مورد کدام بخش های قرارداد هنوز توافق نشده است. سپس، پس از اینکه در مورد آن بخش توافق کردیم، ردیف مربوطه را سبز رنگ کردم. داشتن این سند به عنوان یک سندی زنده که افراد در هر دو شرکت می توانستند آن را مرور کنند، فرآیند مذاکره را به شدت تسریع کرد.

به هیچ وجه به عنوان وکلای حقوقی، کارشناسان حقوقی یا هر حرفه ای در زمینه قراردادها، قدرت یک لیست موضوعات را کم نشمارید، به ویژه در مذاکرات پیچیده. یک لیست موضوعات، سندی است که مسائل باز در یک قرارداد را نشان می دهد و اغلب برای قراردادها و مذاکرات پیچیده استفاده می شود. این سند دو هدف اصلی دارد: ۱. کمک به تیم شما در درک و اظهار نظر درباره ی مسائل مالی، تجاری و حقوقی و ۲. پیشبرد سریعتر مذاکرات با طرف مقابلتان.

·     کمک به تیم شما

قراردادهای حقوقی اغلب برای درک ترسناک و پیچیده هستند. حتی برای وکلا و کارشناسان حقوقی با تجربه، زمانی که دامنه ی وسعت مسائل و مفاد قراردادها به اندازه ای بیش از یک قرارداد ساده زیاد شده و نیاز به نظرات از بخش های مختلف با نمونه های متفاوت پیش می آید، می توانند بسیار مبهم باشند. به سادگی، گاهی ارسال قرارداد به اعضای تیم فنی، مالی یا حقوقی یک قرارداد که نیاز به نظر او دارید، ممکن است به پاسخی مانند “قبل از ارائه نظرم، لازم است در درک و تبیین مورد ارجاعی به من کمک کنید” منجر خواهد شد. وقت افراد ارزشمند است و نمی خواهند وقت خود را در تحلیل یک قرارداد غیرشفاف صرف کنند.

بنابراین، لازم است پیش از بروز چنین مواردی جهت پیشگیری از آن اقدام کنید. به جای آن، قرارداد را همراه با یک لیست موضوعات به اعضای تیم خود ارسال کنید. توضیح دهید که آن ها می توانند کل قرارداد را مرور کنند، اما شما لیست موضوعات را برای جلب توجه و دقت بیشترشان فراهم کرده اید. به این ترتیب، می توانید به سرعت و با کارآمدی پاسخ مورد نظر خود را دریافت کنید. همچنین، با این روش، مایه ی درک بیشتر و تقویت روابط با اعضای تیم خود خواهید بود، زیرا در یک کار تیمی، همه عاشق همکارانی هستند که کار آن ها را آسان تر و رسیدین به نتیجه را سریع تر کنند.

به عنوان مثال، اگر نیاز به صورت وضعیت و یا تأیید مالی در مورد فرآیند و یا صورتحسابی دارید، می توانید شماره ی بخش و موضوع مورد نظر را در لیست موضوعات نوشته، متن را کپی/پیست کنید، شرح بند و هر نگرانی که ممکن است داشته باشید را توضیح داده و حتی در حد وظایف خود توصیه ای ارائه کنید. با این روش، احتمالاً پاسخ مختصر اما دقیق تری از آن عضو دریافت خواهید کرد و مهمتر اینکه، می توانید همه چیز را در یک قالب مشخص و تفکیک شده پیگیری کرده و بدین ترتیب از این که ایمیل ها، مکاتبات و نظرات حاشیه نویسی شده در خود قرارداد را که اگر با احتیاط نباشید ممکن است به اشتباه آن ها را برای طرف مقابل نیز ارسال کنید نیز جلوگیری میکنید.

·     پیشبرد مذاکرات

همانند تیم شما، طرف مقابلتان نیز از هر روشی که وضوح و کارآمدی فرآیند مذاکره را تسهیل کند، استقبال خواهد کرد. درنتیجه، به جای تکیه فقط بر تغییرات و خطوط قرمز رنگ ناشی از ترک چنج هایی که نظرات داخل قرارداد را به مرور زمان به هم می چسبانند، لیست موضوعات می تواند به شما کمک کند تا موارد باز و در حال بحث را پیگیری کنید.

تصور کنید در یک تماس مذاکره ای با طرف مقابل هستید و لیست موضوعات را به اشتراک می گذارید (توصیه می کنم از Google Docs استفاده کنید)، شما می توانید به جای پیمودن و اسکرول کردن یک قرارداد طولانی، به سرعت به بخش «موارد باز» در جریان مذاکره ی قرارداد بروید. پیشنهاد می کنم یک ستون در لیست موضوعات قرار دهید، که هر کدام از طرفین بتوانند برای پیگیری به روزرسانی هایی که توسط طرف مقابل برای آن مسئله خاص انجام می شود را با ذکر توضیحات اولیه و تاریخ، از طرف مقابل سوال کنند.

علاوه بر این، هر چه حجم و مفاد قرارداد بیشتر شود، احتمال بیشتری وجود دارد که نمونه ها و نظرات و مسائل مختلفی برای بحث وجود داشته باشد، که هر طرف باید اطلاعات منحصر به فرد خود را در آن وارد کند (مانند SLAها، SOWها و …). داشتن یک لیست موضوعات به طرفین یادآوری می کند که باید این اطلاعات را تکمیل کرده و مانند آنچه در روابط با اعضای تیم خود تجربه کرده اید، لیست موضوعات می تواند مراتب تقدیر طرف مقابل را نیز برایتان به دنبال داشته باشد، زیرا آنها نیز احتمالاً قدردان آنچه شما جهت تسهیل روند مذاکرات و انعقاد قرارداد انجام داده اید، خواهند بود.

با این حال، هشدار میدهم، دقت کنید که لیست مسائل داخلی خود را به اشتباه برای طرف مقابل ارسال نکنید. این اقدام ممکن است منجر به افشای اطلاعات محرمانه ای شود که قصد دارید در مذاکرات از آنها بهره ببرید. برای جلوگیری از این اشتباه، لیست مسائل داخلی و خارجی را در سند های کاملاً جداگانه نگه دارید.

اگر به استفاده از لیست مسائل علاقه مندید، من قالبی ساده برای تیم های داخلی و طرف مقابل را طراحی کرده ام که می توانید با الهام از آن لیست موضوعات خود را طراحی و استفاده کنید.