شش موضوع اولیه که به عنوان یک مشاور قراردادهای حرفه‌ای تازه وارد در یک مجموعه باید بدانید
زمانی که شرکتی شما را به عنوان مشاور حقوقی قراردادی استخدام کرده و یا شما را به عنوان یک حرفه‌ای در زمینه قراردادها جهت توسعه‌ی تیم حقوقی به مجموعه‌ی خود اضافه میکند، درک شما از این شش موضوع، برنامه‌ریزی استراتژیک شما را در چنین مجموعه‌ای هدایت کرده و در عین حال، هرگونه ضعف شما در این حوزه را نیز فاش خواهد کرد.
توصیه‌ی من این است، که در همان روزهای اولیه وهفته‌ها‌ی نخستین، این شش موضوع را یافته و مورد بررسی قرار دهید. البته که این موضوعات به صورت جامع نبوده و تنها نیازهای اصلی و حیاتی شما در یک مجموعه را پوشش می‌دهند:
۱.الگوها و قالب‌های مرتبط، روند تنظیم و نمونه‌ی قراردادهای قبلی
قراردادها غالباً روح وجانِ بخشِ حقوقی هستند. در بسیاری از مجموعه‌ها، قراردادها روایت کننده‌ی اصلی داستان کسب وکار آن مجموعه بوده و درک و بررسی دقیق آنها در وضعیت فعلی به شما اجازه می‌دهد تا این داستان را بهتر درک کرده و بهتر بدانید برای یک پایان موفق‌تر به چه چیزهایی نیاز است.
توصیه‌ی من این است، که قالب‌های مرتبط و استاندارد قراردادهای قبلی شرکت‌تان را با شروع از رایج‌ترین یا حیاتی‌ترین آنها مطالعه کرده و روند تنظیم یا گردشکار قراردادها و همچنین نمونه‌هایی از قراردادهای اجراشده‌ی قبلی آنها را مورد بررسی و تحلیل قرار دهید. احتمالاً شکاف‌ها و ناهمسانی‌هایی را که می‌توانید به سرعت بهبود دهید پیدا خواهید کرد.
اگر شرکت شما قالب‌های استاندارد یا فرآیندهای تنظیم و تدوین قراردادی ندارد، آنگاه می‌دانید که از کجا می‌توانید کارتان با قراردادها را شروع کنید.
دسته‌هایی از قالب‌های استاندارد قراردادی برای شروع در زیر آورده شده است:
- فرم‌های سفارش و شرح کار
- آیین‌نامه‌‌های داخلی و معاملاتی
- قراردادهای استخدام کارمندان
- توافقنامه‌های مالکیت فکری
- قراردادهای خدمات اصلی
- توافقنامه‌های نرم‌افزاری و اتوماسیون
- توافقنامه‌های عدم افشاء (NDA)
و …
۲. دعاوی در جریان و قانونمندسازی
یافتن هر گونه دعوا یا مسئله‌ی نیازمند به نظارت و قانونمندسازی، تمرکز شما را بر روی مهمترین بخش کارتان مشخص خواهد نمود. احتمالاً در این مسائل به همکاری تیمی با تمرکز بر انواع ساز و کارهای مجموعه نیاز خواهید داشت. بنابراین، حتماً و در صورت نیاز، با سایرین ارتباط برقرار کرده و شنوای مسائل مطروحه باشید. در اینجا شما می‌توانید به عنوان یک بازوی مطمئن، آرام و پایدار برای شرکت عمل کنید و ارزش‌های خود را نمایان کرده و سپس نشان دهید، که چگونه می‌توانید از وقوع چنین وضعیت‌هایی در آینده جلوگیری نمایید.
در صورتی که شما اولین و یا تنها نیروی استخدامی حقوقی مجموعه نیستید، می‌توانید با همکاران حقوقی خود هماهنگی کرده و یا اسناد و گزارشات پیشین و حال حاضر آنها را بررسی نمایید تا با دیدی دقیق‌تر و بازتر به دعاوی در جریان یا مسائل نیازمند به قانونمندسازی و نظارت بپردازید.
۳. برنامه استراتژیک
ارزش و شهرت شما در شرکت با تنظیم، مشاوره و بررسی قراردادها ازمنظرالویت‌های مهم و اصلی شرکت افزایش خواهد یافت. برنامه‌ی استراتژیک شرکت یا برنامه عملیاتی سالانه گاهی به شما جهت شناسایی اهداف مهم و اصلی مجموعه کمک خواهد کرد و اگر قادر باشید پروژه‌های خود را بر این اهداف متمرکز کنید، آنگاه تأثیر بسیار عمیق‌تری در مجموعه‌ی خود خواهید گذاشت.
کوچکترین مسائلی می‌توانند به شما کمک کنند تا ارزش بیشتری برای مجموعه خود پیدا کرده و مشاوره و بررسی قراردادها را به طور فعال با نقشه‌ی راه محصولات و خدمات شرکت هماهنگ نمایید. به عنوان مثال، این نقشه ممکن است نشان دهد که تیم فروش شما قصد دارد فروش خود را در کشور دیگری آغاز کند و این موضوع می‌تواند پیامدهای حقوقی مهم و قابل توجهی برای مجموعه‌ی شما در پی داشته باشد و شناسایی پیش از موعد این عواقب و پیامدها، باعث کارایی بیشتر تیم فروش و در نهایت شرکت شما خواهد شد.
۴. سیاست‌های داخلی
هماهنگی با سیاست‌های داخلی شرکت موضوعی بسیار اساسی است. این موضوع می‌تواند شامل سیاست‌های حقوقی و قراردادی، سیاست‌های حفاظت از داده‌ها، سیاست‌های مالی و غیره باشد. بررسی این سیاست‌ها و تأثیر آنها در ارائه مشاوره و بررسی دقیق و درست از نیازها و قراردادهای شرکت به درک بیشتر شما از این مسائل کمک خواهد کرد.
۵. بودجه
بودجه مجموعه‌ی شما دو عامل مهم را برایتان تعیین میکند. ابتدا زمینه‌هایی را که شرکت قصد دارد مهمترین منابع خود را برای آن صرف کند، بیابید و مشاوره خود را به سوی آن موضوعات هدایت کرده و از این طریق، بررسی و تنظیم قراردادهای آن بخش‌ها را تسریع نمایید. دوم، بودجه قانونی خود را تعیین کنید. هنگامی که مسئولیت بیشتری را در تیم حقوقی و شرکت بر عهده میگیرید، توانمندی‌های حقوقی شما اهمیت بیشتری پیدا میکند و بهتر خواهید دانست در کدام جبهه باید بجنگید.
۶. شبکه‌ها و همکاران
با ایجاد ارتباطات قوی درون سازمانی و خارج از آن، شما می‌توانید روابط حقوقی قوی‌تری بسازید و دسترسی به منابع ارزشمندتری داشته باشید. بنابراین، همکاری با همکاران داخلی و خارجی خود را بیشتر کرده، شبکه‌ی خود را در حوزه‌ی قراردادها و حقوقی گسترش دهید و از منابع اطلاعاتی و پیشنهادی آنها بهره‌برداری کنید.
در نهایت، به خاطر داشته باشید که این لیست تنها یک شروع است و هرچه بیشتر وارد مسائل شده و در شرکت بیشتر عمل کنید، بیشتر مسائل، مدارک و مستنداتی که برای موفقیت در حوزه‌ی قراردادها نیاز دارید را شناسایی خواهید کرد.